Gestión de proyectos Sociales

Gestión de proyectos Sociales

INTRODUCCION

Hablar de proyectos es muy amplio y complejo, por ello es importante mencionar que la guía de estos se basa especialmente en lo que es la gestión de los mismos, no importando que tipo de proyectos seas. Siempre y cuando los proyectos estén orientados a la promoción personal, la inclusión social con autonomía de las personas en desventaja, personas vulnerables, desprotegidos procurando mejorar su nivel de vida y desarrollo comunitario.

Gestionar un proyecto consiste en planificar, captar, dinamizar y organizar talentos y administrar recursos de manera efectiva para que se puedan culminar satisfactoriamente todo el trabajo que requieren para desarrollar proyectos dentro del alcance, tiempo y costos bien definidos con un ambiente laboras sin stress y buenas relaciones humanas e interpersonales.

Para poder tener un clima favorable de trabajo para gestionar un trabajo requiere de personas líderes, que por medio de talentos sean capaces de realizar las acciones necesarias de manera continua y que sean acciones suficientes.

OBJETIVO GENERAL:

Es preciso que como estudiantes de Trabajo social que conozcamos la teoría relacionada a una correcta gestión de proyectos que permita ser aplicada a la realidad práctica. Es por esto que el objetivo principal de este material es proporcionar conceptos básicos que permitan la rápida y eficaz comprensión de un proceso tan extenso como lo es La Gestión de Proyectos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Introducir los conceptos básicos que intervienen en la dirección de un proyecto.

2. Observar el punto de partida y situaciones de cada fase, para poder describir los procedimientos y sus técnicas.

3. Conocer técnicas para utilizar en cada una de las fases y, dotar de recursos al grupo del cuarto ciclo de trabajo social  que le permitan la correcta aplicación de la teoría en la gestión de proyectos sociales

4. Que los contenidos del taller se relacionen con la realidad para su mejor comprensión

5. Ampliar información sobre herramientas de evaluación social.

INSTRUCCIONES DE USO

El material que realizado esta especialmente elaborado para el facilitador, quien será el encargado de dar a conocer la información contenida a los diferentes grupos interesados en el tema, las graficas integradas en este documento le permitirá al facilitador comprender y transmitir de manera más eficaz los contenidos del mismo.

LA GESTION DE PROYECTOS:   también es conocida como gerencia o administración de proyectos es la disciplina de planificar, captar, dinamizar y organizar talentos y administrar recursos, de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido para desarrollar todo el proyecto dentro del alcance, tiempo, y costo definidos, sin stress y buen clima interpersonal. Lo cual requiere liderar los talentos, y evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto -bien o servicio- también único -o una serie de ellos- con objetivos y metas también pre-definidos.

La adecuada gestión de un proyecto conlleva recorrer diferentes etapas, todas ellas necesarias e interdependientes.

Así, el ciclo del proyecto se inicia a partir de la identificación de una situación inicial (necesidad o problema detectado), sobre la que se quiere actuar mediante una intervención planificada con la intención de generar una situación final mejor.

La intervención planificada, incluye la identificación de la idea y el diseño del proyecto así como su puesta en marcha, ejecución, evaluación y, en su caso, ajuste posterior.

Un proyecto es, por tanto, una intervención planificada para responder a una necesidad o problema detectado con la intención de generar una situación final mejor que la situación de partida.

FASES DEL CICLO DE UN PROYECTO

En la gestión de un proyecto social vamos a observar fases o momentos diferentes, Cada fase del proyecto influye en el resto.

PRIMERA FASE. IDENTIFICACION DE LA IDEA O PROBLEMA

Partiendo de una primera idea sobre la necesidad o el problema al que se pretende dar respuesta.

Esta primera fase tiene mucha importancia por lo que es conveniente planificarla y destinar los recursos y el tiempo preciso para llevarla a cabo.

Además, el diagnóstico o análisis, tanto externo como interno, que debemos realizar en esta fase es crucial para orientar el proyecto. Difícilmente podremos elaborar el proyecto si no disponemos de la información necesaria para delimitar la realidad concreta sobre la que se actuara.

Es muy importante también identificar e implicar, desde esta primera fase, a todas las partes interesadas.

¿Qué permite el análisis de las necesidades?

ü  Facilita el conocimiento del proyecto y el compromiso de las partes con el mismo, en la medida en que lo perciban como valioso. Su grado de compromiso dependerá en buena parte de su conocimiento del proyecto y de que se sientan partícipes de su diseño. El conocimiento del proyecto les permite elaborar sus propios juicios respecto a si les va a resultar útil o no.

ü  Facilita que la propuesta de intervención se elabore a partir de diferentes puntos de vista.

ü  Se pueden plantear diferentes alternativas de intervención ante una misma realidad por lo que es importante contar con todas las partes involucradas a la hora de definir la situación de partida, la situación deseada y las actuaciones necesarias para alcanzarla.

ü  Previene conflictos futuros derivados del déficit de participación y conocimiento del proyecto en las fases previas a su ejecución.

ü  Favorece el empoderamiento de la población beneficiaria, en la medida en que participa activamente desde el nacimiento de la idea de proyecto.

  

SEGUNDA FASE: DISEÑO Y ELABORACION DEL PROYECTO

A.   Definición de las destinatarias y destinatarios del proyecto

Hasta este momento tenemos la intención de lograr un cambio, una mejora. A partir de ahora tenemos que convertir esa idea de proyecto en un enunciado preciso estableciendo, en primer lugar, quiénes son, concretamente, las y los destinatarios del proyecto: su número, sus características, etc.

Aunque algunas actuaciones pueden dirigirse, genéricamente, a toda la población, otras siempre se dirigen a destinatarias o destinatarios específicos que es preciso concretar. Además, teniendo en cuenta el carácter multidimensional de los problemas o necesidades sociales, frecuentemente habrá que distinguir entre las y los destinatarios últimos (la población beneficiaria directa) y otros

TIPOS DE POBLACION

Población beneficiaria directa

Aquella cuya situación se pretende mejorar como consecuencia de la intervención (las y los adolescentes en situación de riesgo que no participan en actividades de ocio positivo).

Población beneficiaria indirecta

Aquella que, participando o no en la intervención con el objeto de modificar los factores de incidencia, recoge efectos positivos de la intervención (las familias, los recursos de ocio, la comunidad en general…).

Población excluida:

Población que queda excluida de la intervención.

Población perjudicada:

Población que puede verse o sentirse perjudicada por la intervención.

El proyecto debe tener en cuenta, también, los intereses del resto de colectivos que puedan resultar, de modo directo o indirecto, afectados positiva o negativamente por la intervención.

Criterios de selección de la población beneficiaria

Es conveniente considerar algunas preguntas que pueden servir como criterio para delimitar la población beneficiaria directa de un proyecto:

B. Formulación de los objetivos

Una vez delimitada la población destinataria del proyecto, deberemos especificar qué resultados se espera conseguir, es decir, cuáles son los objetivos del proyecto, en relación con las necesidades detectadas en el análisis previo y sus diferentes destinatarios y destinatarias.

Además de proponer objetivos realistas, factibles y pertinentes es fundamental que los objetivos estén claramente formulados.

Una buena formulación de los objetivos, facilita la comprensión del proyecto, denota un trabajo bien hecho, expresa claridad en los propósitos, y posibilita la elaboración del resto del proyecto.

Hay que tener en cuenta que, posteriormente será necesario articular coherentemente los objetivos, las actividades y tareas a realizar para alcanzarlos y los recursos a movilizar.

                                                    C. Plan de ejecución

Una vez definidos los objetivos, se trata de detallar qué actividades se van a llevar a cabo para la consecución de los mismos.

Así, el plan de ejecución consistirá en determinar y ordenar temporalmente las actividades que se van a realizar durante la fase de ejecución para la consecución de los objetivos previstos. Es decir, se especificará cómo se va a llevar a cabo el proyecto y cuándo.

Las actividades guardan relación con las alternativas de respuesta identificadas y seleccionadas en la fase anterior y deben estar vinculados a los objetivos definidos, es decir, cada actividad o grupo de actividades debe servir para el cumplimiento de un objetivo o varios.

D. Planes de recursos y plan económico-financiero.

Una vez definidas y ordenadas temporalmente el conjunto de actuaciones necesarias para llevar cabo el proyecto, es necesario precisar y cuantificar económicamente los recursos a emplear para llevarlas a cabo.

Respecto la naturaleza de los recursos, consideramos:

ü  Recursos materiales: Son todos los bienes materiales (instalaciones, medios técnicos…) precisos para la correcta ejecución del proyecto. Como por ejemplo: Personal contratado, personas voluntarias y profesionales independiente

ü  Recursos humanos: Todas las personas (personal contratado, voluntariado, profesionales independientes...) involucradas en cada fase del proyecto. Como por ejemplo: Bienes de capital, consumibles o material

ü  Recursos o inputs inmateriales o intangibles que condicionan su marcha: los métodos y técnicas de intervención empleados, los apoyos facilitados por el entorno, etc. Como por ejemplo: Técnicas, metodología, habilidades, destrezas

ü  La elaboración del presupuesto.

De cara a la elaboración del presupuesto del proyecto hay que tener en cuenta que:

ü  El presupuesto no es en sí mismo un auténtico plan, sino que constituye la expresión cuantitativa de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades planificadas.

ü  Deberá recoger la estimación de gastos y los ingresos previstos (si sólo recoge la relación de gastos, no se trata de un presupuesto, sino de una previsión de gastos).

ü  Deberá existir una relación equilibrada de gastos e ingresos.

ü  Deberá recoger de forma específica y diferenciada las inversiones a realizar (presupuesto de inversiones).

E. Plan de evaluación

El diseño de un proyecto debe contemplar necesariamente el diseño de su evaluación.

La evaluación constituye una parte muy importante del proyecto y debe incluirse en su diseño.

Además, diseñar la evaluación en este momento, permite orientar el seguimiento del proyecto, durante la fase de ejecución, y la recogida de datos para la evaluación final, evitando que al llegar ese momento no dispongamos de ellos.

F. Sostenibilidad del proyecto

El proyecto puede concluir, sin necesidad de que se plantee ninguna intervención posterior (se ha dado respuesta a un problema o necesidad puntual y se cierra sin más), puede mantenerse (si el problema no se ha resuelto) o convertirse en una intervención de carácter más estable (un servicio, un programa…), para responder a una necesidad permanente.

Cuando se trata de un proyecto piloto para ensayar respuestas a una necesidad que se considera permanente o estable, conviene realizar un análisis de la sostenibilidad del futuro servicio o programa y tratar de generar las condiciones necesarias para su sostenibilidad, durante el propio desarrollo del proyecto.

5. TERCERA FASE. PUESTA EN MARCHA  puesta en marcha

En la fase de puesta en marcha se llevan a cabo acciones preparatorias, previas a la ejecución del proyecto, que tienen importancia para garantizar las condiciones mínimas precisas para el desarrollo de la intervención.

Medios o herramientas de comunicación posibles

ü  Carta personalizada dirigida a personas afectadas, familiares y personas socias.

ü  Folletos informativos.

ü  Boletines o circulares internas dirigidas al personal de la entidad.

ü  Información en revistas periódicas dirigidas a personas socias, donantes, entidades colaboradoras, financiadoras.

ü  Información en memorias anuales de la entidad.

ü  Información en la asamblea de personas socias y en reuniones de los órganos directivos.

6. CUARTA FASE: EJECUCION Y SEGUIMIENTO

Partiendo de la premisa de atención continua a los objetivos, acciones y recursos planificados, la fase de ejecución se caracteriza por la necesidad de flexibilidad y capacidad de re-adaptación a los cambios imprevistos que se vayan dando.

Por lo tanto, en la fase de ejecución hay dos aspectos claves a tener presentes:

ü  Rigor y atención a lo previamente planificado: No se pueden perder de vista      los objetivos y resultados esperados, ni las actividades previamente definidas.

ü  Flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios: La realidad sobre la que se va a intervenir es compleja y cambiante y, obviamente, resulta imposible prever todas las posibles coyunturas o situaciones que se van a ir planteando.

En la medida en que se vayan generando cambios en el contexto (externo e interno), hay que estar atentos a los mismos y ser capaces de reorientar la acción de la forma más conveniente para tratar de lograr los objetivos.

7. QUINTA FASE: EVALUACION EXPOST O EVALUACION FINAL

La evaluación final, es la que se realiza una vez concluida la fase de ejecución del proyecto. Esta evaluación final pondrá el principal foco de atención en los resultados, evaluando en qué medida se han alcanzado los objetivos previstos.

Pero, el objetivo de la evaluación final no se ha de limitar únicamente a establecer cuáles han sido los éxitos o fracasos de un proyecto, sino que tiene que tratar de averiguar por qué se han alcanzado o no determinados resultados y cuáles han sido los factores que han contribuido a producir estos resultados.

En la evaluación final, no sólo se evaluarán los resultados y logros alcanzados (vinculados con los objetivos previamente establecidos), sino que además es importante evaluar otros tales como la cobertura del proyecto (en qué medida se ha llegado a la población objetivo y su nivel de satisfacción), aspectos técnicos y funcionales (si la metodología de trabajo ha sido adecuada, si se han realizado las actividades previstas, si los recursos han sido suficientes, entre otros.

INCLUSION DE LA PRESPECTIVA DE GENERO, INTERCULTURALIDAD Y MEDIOAMBIENTAL 

Incorporar el enfoque de género en un proyecto social supone el reconocimiento y la consideración de las diferencias en las condiciones de vida, las situaciones y posiciones sociales, económicas y culturales y las necesidades de mujeres y hombres en todas las fases de la intervención, es decir, en la decisión, planificación, ejecución y evaluación.

  

La incorporación de la perspectiva de género en el proyecto propiciará una mejora de la posición social de las mujeres, promoviendo un cambio en la distribución de poderes.

  

Por otro lado Incorporar la perspectiva intercultural en un proyecto social  constituye un reto de primer orden tanto desde una perspectiva inmediata y local, como desde un planteamiento a futuro y global.

Porque, al reconstruir relaciones sociales, con una finalidad clara de aprendizaje y promoción personal y grupal, no pueden obviarse las relaciones asimétricas y desiguales entre los diferentes grupos sociales y los factores sociales, educativos, económicos, etc. que los promueven y los perpetúan.

Es también importante diseñar un proyecto de intervención desde la perspectiva medio ambiental que implique integrar las tres dimensiones de la “sostenibilidad”:

- La dimensión ecológica: que favorezca la gestión sostenible de los recursos materiales, la racionalización del consumo y gasto, el reciclaje, el conocimiento, respeto y compromiso medioambientales.

- La dimensión económica: no desde términos cuantitativos, sino cualitativos, generando calidad de vida y bienestar tanto de las personas destinatarias como de los agentes que intervengan, desde parámetros de racionalidad y eficiencia en el consumo.

-       La dimensión social: que posibilite el desarrollo integral de las personas y sus aspectos moral, físico, relacional, trascendental, etc. y de las comunidades.

HERRAMIENTAS DE LA GESTION DE PROYECTOS

Gráficos PERT:

PERT, que significa Proyect –o Program- Evaluation and Rewiev Technique

"Es un acontecimiento (también llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalización de una tarea o un conjunto de tareas"

Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de símbolos: círculos, cuadrados y similares. En los gráficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo esta dividido

Graficos De Gantt

Este fue desarrollado por Henry L.Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un enfoque gráfico.

La Matriz De Gestión De Expectativas:

Es una herramienta basada en conjunto de reglas cuya misión es ayudar a los directores de proyectos a valorar los posibles cambios en los parámetros de un proyecto, entre estos parámetros esta el coste, el calendario, el campo de aplicación y la calidad.

CONCLUSION:

El tema de gestión de proyectos es sumamente extenso, pero su importancia es aun más grande debido a que en el caso especifico del taller presentado en esta ocasión dirigido a estudiantes de trabajo social, es indispensable que este grupo conozca los conceptos básicos sus fases y recomendaciones adicionales que son importantes para que un proyecto social sea exitoso.

Es oportuno decir también que no basta saber el marco teórico del tema, es necesario conocer la correcta aplicación en la realidad.